Sähköposti

Aloitetaan parilla peruskäsitteellä,

  • Sähköpostipalvelun tarjoaja on se taho jolta ostat tai saat sähköpostipalvelun. Tämä voi olla siis vaikka Google (gmail), Microsoft (outlook, hotmail) tai jokin muu yritys tai yhteisö.
  • Tämän sähköpostin luet sitten joko tietokoneeseen asennetulla sähköpostiohjelmalla, selainpohjaisella sähköpostisovelluksella tai puhelimeen asennetulla sähköpostisovelluksella. Voit hyvin käyttää samaa sähköpostia kaikilla näistä tavoista.

Erillinen tietokoneeseen asennettava sähköpostiohjelma on kätevä omassa koneessasi. Salinpohjainen sovellus taas silloin kun haluat käyttää sähköpostiasi jollakin yhteiskäyttöisellä koneella. Puhelimen sähköpostisovellus sitten taas täydentää mukavasti edellä mainittuja tapoja.

Käytän esimerkkinä sähköpostiohjelmasta  Microsoftin windows 10 sähköposti ohjelmaa. Esimerkkeinä selainpohjaisesta vaihtoehdosta pääsääntöisesti Googlen Gmailia mutta suppeammin myös Microsoftin Outlookin selainversiota. Puhelimen osalta esimerkkinä toimii Googlen Gmail sovellus. Nämä valinnat eivät ole mitenkään ainoita mahdollisia tai välttämättä parhaita mahdollisia. Nämä ovat kuitenkin yleisesti käytettyjä joten näiden pohjalta on hyvä aloittaa.

Sähköpostin lähettäminen

Aloita klikkaamalla tai painamalla plus-merkkiä.

Näyttökuva Outlook
Esimerkit windows 10sähköposti ohjelma ja Gmail selainversio.

Plussaa painamalla aukeaa sähköpostin kirjoittamiseen tarkoitettu ikkuna.

Esimerkki Gmailin selainversiosta

Pari asiaa jotka on hyvä tietää:

  • Vastaanottaja, kopio (cc) ja piilokopio (bcc). Vastaanottaja kohtaan tulee se sähköpostiosoite jolle viesti on ensisijaisesti tarkoitettu. Kopio kohtaan ne osoitteet joille viesti tulee ikäänkuin tiedoksi niin, että kaikki näkevät keille viesti on lähetetty. Piilokopio kohtaan lisätyt osoitteet puolestaan eivät näy toisille viestin saajille. Eli jos jostain syystä ei ole asiallista, että kaikki viestin saajat näkevät toistensa osoitteet niin käytä piilokopio kenttää.
  • Liitteet. Voit lähettää sähköposti viestisi ohessa tiedostoja kuten kuvia tai vaikka CV:n. Ota kuitenkin huomioon, että monet sähköpostipalvelut rajoittavat liitteiden kokoa. Ota myös huomioon se, että vastaanottajalla ei välttämättä ole käytössään samoja ohjelmia kuin sinulla.

Viestien järjestely ja automaattinen suodatus

Kun sähköpostia alkaa kertyä eikä postilaatikosta meinaa enää millään löytää juuri sitä viestiä johon piti vielä palata tulee tarve järjestää sähköpostejaan jotenkin. Perinteinen ja monissa tietokoneen sähköpostiohjelmissa toimiva tapa on siirtää postit kansioihin. Googlen Gmail käyttää kansioiden sijaan tunnisteita jolloin yhteen sähköpostiin voi liittää enemmän kuin yhden tunnisteen.

Useimmissa sähköposti ohjelmissa voi luoda sääntöjä joiden mukaan viestit ohjautuvat tiettyihin kansioihin tai Gmailin tapauksessa niihin liitetään tietty tunniste automaattisesti viestin saapuessa. Tämän automaattisen lajittelun voi tehdä esimerkiksi lähettäjän perusteella tai otsikossa olevien avainsanojen perusteella.

Artikkelin kuva Kuva Gerd Altmann Pixabaystä .