Sähköposti

Aloitetaan parilla peruskäsitteellä,

  • Sähköpostipalvelun tarjoaja on se taho jolta ostat tai saat sähköpostipalvelun. Tämä voi olla siis vaikka Google (gmail), Microsoft (outlook, hotmail) tai jokin muu yritys tai yhteisö.
  • Tämän sähköpostin luet sitten joko tietokoneeseen asennetulla sähköpostiohjelmalla, selainpohjaisella sähköpostisovelluksella tai puhelimeen asennetulla sähköpostisovelluksella. Voit hyvin käyttää samaa sähköpostia kaikilla näistä tavoista.

Erillinen tietokoneeseen asennettava sähköpostiohjelma on kätevä omassa koneessasi. Salinpohjainen sovellus taas silloin kun haluat käyttää sähköpostiasi jollakin yhteiskäyttöisellä koneella. Puhelimen sähköpostisovellus sitten taas täydentää mukavasti edellä mainittuja tapoja.

Käytän esimerkkinä sähköpostiohjelmasta  Microsoftin windows 10 sähköposti ohjelmaa. Esimerkkeinä selainpohjaisesta vaihtoehdosta pääsääntöisesti Googlen Gmailia mutta suppeammin myös Microsoftin Outlookin selainversiota. Puhelimen osalta esimerkkinä toimii Googlen Gmail sovellus. Nämä valinnat eivät ole mitenkään ainoita mahdollisia tai välttämättä parhaita mahdollisia. Nämä ovat kuitenkin yleisesti käytettyjä joten näiden pohjalta on hyvä aloittaa.

Sähköpostin lähettäminen

Aloita klikkaamalla tai painamalla plus-merkkiä.

Näyttökuva Outlook
Esimerkit windows 10sähköposti ohjelma ja Gmail selainversio.

Plussaa painamalla aukeaa sähköpostin kirjoittamiseen tarkoitettu ikkuna.

Esimerkki Gmailin selainversiosta

Pari asiaa jotka on hyvä tietää:

  • Vastaanottaja, kopio (cc) ja piilokopio (bcc). Vastaanottaja kohtaan tulee se sähköpostiosoite jolle viesti on ensisijaisesti tarkoitettu. Kopio kohtaan ne osoitteet joille viesti tulee ikäänkuin tiedoksi niin, että kaikki näkevät keille viesti on lähetetty. Piilokopio kohtaan lisätyt osoitteet puolestaan eivät näy toisille viestin saajille. Eli jos jostain syystä ei ole asiallista, että kaikki viestin saajat näkevät toistensa osoitteet niin käytä piilokopio kenttää.
  • Liitteet. Voit lähettää sähköposti viestisi ohessa tiedostoja kuten kuvia tai vaikka CV:n. Ota kuitenkin huomioon, että monet sähköpostipalvelut rajoittavat liitteiden kokoa. Ota myös huomioon se, että vastaanottajalla ei välttämättä ole käytössään samoja ohjelmia kuin sinulla.

Viestien järjestely ja automaattinen suodatus

Kun sähköpostia alkaa kertyä eikä postilaatikosta meinaa enää millään löytää juuri sitä viestiä johon piti vielä palata tulee tarve järjestää sähköpostejaan jotenkin. Perinteinen ja monissa tietokoneen sähköpostiohjelmissa toimiva tapa on siirtää postit kansioihin. Googlen Gmail käyttää kansioiden sijaan tunnisteita jolloin yhteen sähköpostiin voi liittää enemmän kuin yhden tunnisteen.

Useimmissa sähköposti ohjelmissa voi luoda sääntöjä joiden mukaan viestit ohjautuvat tiettyihin kansioihin tai Gmailin tapauksessa niihin liitetään tietty tunniste automaattisesti viestin saapuessa. Tämän automaattisen lajittelun voi tehdä esimerkiksi lähettäjän perusteella tai otsikossa olevien avainsanojen perusteella.

Artikkelin kuva Kuva Gerd Altmann Pixabaystä .

Sähköposti taskussasi

Aihe ei taida kaivata motivointipuhetta. Sähköpostia pitää voida käyttää juuri siinä laitteessa joka mukana sattuu olemaan.

Aloitetaan parilla peruskäsitteellä,

  • Sähköpostipalvelun tarjoaja on se taho jolta ostat tai saat sähköpostipalvelun. Tämä voi olla siis vaikka Google (gmail), Microsoft (outlook, hotmail) tai jokin muu yritys tai yhteisö.
  • Sähköpostisovellus on se sovellus jonka asennat laitteeseesi ja jolla käytät sähköpostipalveluasi.

Sähköpostipalvelun ja sovelluksen ei tarvitse olla samalta yritykseltä Voit siis lukea vaikka Microsoftin tarjoaman sähköpostipalvelun outlook.com osoitteen sählöpostit käyttäen Gmail sovellusta.

Sähköposti käyttöön Android laitteessa

Lähden rohkeasti oletuksesta, että jokaisella on jo käytössä jokin sähköpostipalvelu ja nyt halutaan vain alkaa käyttää sitä myös android laitteessa. Jos näin ei olekaan ohjeet Gmail tilin luontiin löydät täältä.

Sähköpostisovelluksia Android laitteille on tarjolla joka makuun. Tässä esittelyssä käytän Gmail sovellusta helppouden takia. Monilla on Gmail sovelluksen lisäksi laitteessaan jokin laitevalmistajan valmiiksi asentama sovellus. Monet sovelukset ovat hyviä ja kannattaa käyttää sitä joka itsestä luontevalta tuntuu.

Gmail-sovellusta käyttäen uuden sähköpostitilin käyttöön otto sujuu näin

  1. Avaa Gmail sovellus (Jos sitä ei ole laitteessasi saat asennettua sen Play kaupasta)
  2. Avaa asetukset ja lisää tili
  3. Valitse sähköposti palvelusi
  4. Vastaa kysymyksiin, jos käytössäsi on jokin listalla luetelluista palveluista riitää, että tiedät sähköpostiositteesi ja salasanasi. Jos käytössäsi on jokin muu palvelu voidaan tarvita myös sähköpostipalvelimien osoitteita.

Ohjeita Microsoftin sähköpostitilin käyttöön ottoon Gmail-sovelluksessa löydät täältä

Jos haluat poistaa sähköposti tilin niin Asetukset->kolme pistettä->Hallinnoi tilejä->Poistettavan tilin nimeä->uudelleen tiin nimeä->kolme pistettä->Poista tili. Tällä tavoin poistettuna poistat tilin vain laitteesta. Varsinainen sähköpostitili on edelleen olemassa.